Gestão Documental

Uniformizar e Automatizar Processos

Lentidão de processos, revisões e aprovações imprecisas e colaboradores que não seguem processos podem ter um grande impacto no cumprimento de prazos. Mas com tantas variáveis, identificar afunilamentos é uma tarefa complexa que torna difícil a tomada de decisões corretivas em tempo útil.

O TERADOCUMENTS é uma solução que reduz a complexidade, melhora a captura de dados e aumenta o controlo através de workflows e automatização de processos pode ajudar a resolver estes desafios.

Capacidades que o levam ao próximo nível:

Ciclo TERADOCUMENTS

   1. CAPTURA

Os documentos são capturados via digitalização em dispositivos multifuncionais ou scanners. Alternativamente podem ser importados ficheiros já existentes diretamente na aplicação, ou por email ou por outros conectores específicos.

   2. PROCESSAMENTO

Nesta fase os documentos são separados ou agrupados de acordo com regras predefinidas. São recolhidos atributos de forma automática, permitindo o reconhecimento óptico de caracteres em zonas predeterminadas, leitura de códigos de barras e códigos QR.

   3. ARQUIVO

Os documentos processados são arquivados em repositórios definidos pela organização. Estes repositórios tanto podem estar localizados dentro das instalações da organização como na Cloud ou em combinações dos dois.

   4. WORKFLOW

Nos workflows é possível o desenho de um fluxo de aprovação para que determinados documentos sejam revistos, aprovados, publicados e distribuídos. Os utilizadores são notificados das suas tarefas pendentes, assegurando que as mesmas são realizadas.

   5. PUBLICAÇÃO

Os documentos ficam disponíveis para consulta na plataforma web. Podem ser pesquisados tanto pelos seus atributos como pelo seu conteúdo, sendo que o acesso pode ser restringido de acordo com o perfil do utilizador.

OUTRAS FUNCIONALIDADES:

• DROPZONE

Esta funcionalidade permite aos utilizadores arrastarem documentos pré-existentes para dentro do seu navegador de internet. Estes documentos são depois processados pela aplicação com todas as capacidades de arquivo, OCR e workflow disponíveis.

• MONITORIZAÇÃO DE EMAIL

O TERADOCUMENTS analisa os emails recebidos em caixas de correio predefinidas e os documentos anexados entram automaticamente nos processos de captura de dados, arquivo e workflow.

• ATRIBUTOS

Associação de atributos configuráveis a documentos. Estes atributos podem ser por exemplo nomes de clientes, fornecedores e valores. Podem ser digitados ou selecionados a partir de listas predefinidas.

• PERMISSÕES

Toda a informação é acessível de forma segura, garantindo o correto acesso à informação por utilizador. É possível definir quem digitaliza, quem edita e quem consulta os documentos por tipo.

• ANOTAÇÕES

Durante os workflows o TERADOCUMENTS consegue adicionar anotações aos documentos. Estas anotações podem indicar por exemplo os nomes de quem digitalizou e aprovou, ou então qualquer atributo associado ao documento.

• PESQUISA

Com o motor de busca TERADOCUMENTS aceda a qualquer documento instantaneamente e em qualquer local, permitindo pesquisar documentos pelos seus atributos e conteúdos.

• SCRIPTS

O TERADOCUMENTS permite incluir no seu funcionamento scripts completamente customizáveis. Estes scripts atribuem à solução a capacidade de ser adaptada a um grande numero de cenários.

• EXPLORADOR

Com o explorador de ficheiros pode consultar facilmente e num único sítio os documentos contidos em todos os repositórios do TERADOCUMENTS.

• EVOLUÇÃO CONSTANTE

O TERADOCUMENTS está em evolução constante para se adaptar às necessidades e desafios que os clientes nos colocam. Por isso, se hoje é já é uma solução excelente, amanhã será ainda melhor!

TERADOCUMENTS: Customers

Ideal para profissionais de contabilidade que precisam ter acesso ao arquivo digital dos seus clientes.

Necessidades do Profissional:

Aceder aos documentos dos seus clientes de forma fácil;

Possibilidade de trabalhar a partir de casa;

Aumentar a produtividade;

Prestar um melhor serviço ao cliente final;

Necessidades do Cliente:

Possibilidade de enviar documentos em formato digital;

Evitar várias deslocações ao contabilistas;

Evitar custos desnecessários com cópias de documentos;

Vantagens para o Profissional:

Antecipar a receção de documentos;

Obter verificação avançada de documentos;

Fidelizar clientes com avença mensal;

Vender do retorno financeiro;

Aceder a documentos a partir de qualquer lugar;

Vantagens para o Cliente:

Documentos disponíveis online 24/7;

Motor de pesquisa de documentos por atributos;

Envio digital de documentos, evitando deslocações;

Diferentes formas de envio (email & dropzon);

Manter a posse dos documentos originais;

Para saber mais sobre a solução TERADocuments, fale com a nossa equipa e peça um orçamento.

e-mail: comercial@equi.pt | Tlm: 961 548 406 | Contacte-nos